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Numérisation: on ne capture pas un document, on capture ses données !

source Decideo.fr par ALINE SAPONARA, KODAK ALARIS

La numérisation évoque généralement la dématérialisation, du papier vers le digital. Mais ce n'est plus l'essentiel : la capture de données d'un document, physique ou numérique, et son injection dans le système d'information constituent aujourd'hui un enjeu majeur pour le business de l'entreprise.

 

Du document à la donnée 

Dématérialisation. Pour les plus jeunes, ce terme sera bientôt « so vintage » ! Au même titre sans doute que la numérisation documentaire. Mais l'abandonner trop vite serait oublier que ces processus ont su évoluer avec leur temps. En effet, au départ l'archivage constituait l'objectif principal de la numérisation : un « instantané » (image ou pdf) du document était pris, de façon à pouvoir le retrouver plus facilement, sans nécessairement fouiller dans les archives poussiéreuses de l'entreprise. Mais, mal classés ou sans mot clé, retrouver par la suite ces documents relevait parfois de la gageure. 

Au fil du temps, la numérisation documentaire a gagné ses galons : la reconnaissance de caractères a d'abord permis d'automatiser l'indexation des documents à partir de leurs informations, afin de faciliter leur classement et les recherches dans la base documentaire de l'entreprise. Aujourd'hui, la numérisation s'apparente à la capture de données : les données des documents sont automatiquement lues, reconnues et injectées dans le système d'information, et donc intégrées aux workflows de l'entreprise. Résultat : outre le gain de temps, l'absence de saisie manuelle permet également d'améliorer la sécurité et l'intégrité des données injectées. 

 

La capture multi-canal, colonne vertébrale des enjeux business 

Mais réduire la capture de données aux processus de numérisation des documents papier serait en réduire considérablement le champ. Car désormais le document n'est plus seulement papier. Au contraire même : toute la journée, les équipes échangent en interne ou en externe des informations numériques sur tous les supports et tous les devices qui sont mis à leur disposition : contenu ou pièce jointe d'un mail, document échangé en web-conférence, chat en direct, réseaux sociaux, etc., depuis un ordinateur de bureau, un laptop ou un smartphone.......

 

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