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La dématérialisation pour les nuls....

Source Le nouvel économiste par Adeline Farge

Avec des gains de productivité, de rentabilité et de réactivité, la dématérialisation ne manque pas d’atouts pour séduire les entreprises en période de disette. Beaucoup plus ergonomiques, les solutions numériques se propagent à l’ensemble du tissu économique. Avec un même objectif : supprimer le papier qui encombre les bureaux. De la facture fournisseur au contrat de travail, en passant par les bons de commande, tous les documents peuvent être numérisés. Cette nouvelle gestion documentaire impacte les différents intervenants qui peuvent désormais travailler en mode collaboratif ou à distance.

La dématérialisation consiste à transformer les documents physiques en fichiers numériques, ou à les créer directement sous format numérique pour les intégrer dans un système d’archivage électronique. Censée réduire les coûts d’archivage, favoriser la circulation des documents et améliorer la relation client ou fournisseur, la numérisation est un sujet phare depuis une quinzaine d’années.

La simplification des outils et l’émergence des solutions dimensionnées aux besoins des PME mettent la dématérialisation à la portée de toutes les entreprises. Au-delà de l’achat de la licence d’un logiciel de gestion électronique de documents, un autre modèle d’acquisition est plébiscité : le SaaS (software as a service, logiciel en tant que service). Dans le cadre de ce marché locatif, les documents de travail sont archivés sur des serveurs privés distants et sécurisés, ou bien sur le cloud public et accessibles via un navigateur Internet.

​La tendance législative pousse également les entreprises à se tourner vers la dématérialisation. Depuis le 1er janvier 2004, les factures peuvent, avec l’accord du destinataire, être transmises par voie électronique, si l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu sont garanties par une signature électronique.Libérée des contraintes d’impression, de mise sous pli et de saisie, la circulation du document est facilitée par la numérisation. Quand une entreprise recevait une facture ou un bon de commande, elle pouvait imprimer ces documents dix fois pour les adresser aux différents valideurs. Désormais, les exemplaires en circulation dans les services sont réduits. Puisqu’ils n’attendent plus d’être acheminés sur les bureaux, les documents dématérialisés sont plus rapidement traités. Grâce aux fonctionnalités de capture intelligente, les processus de saisie manuelle et de validation des factures fournisseurs sont automatisés, avec à la clé des gains de productivité, de fiabilité et de traçabilité. “Lorsque le service comptable recevait une facture, il saisissait les informations dans le système de gestion avant de faire circuler des copies pour obtenir les validations. Avec les absences de chacun, ces opérations prenaient beaucoup de temps.

 

Aujourd’hui, le logiciel va extraire les informations qui seront directement intégrées dans la comptabilité, et l’image du document va circuler numériquement d’un destinataire à l’autre.En limitant le risque d’erreurs humaines, la dématérialisation permet d’effectuer des transactions plus sécurisées et de raccourcir les délais de paiement. Pour être valable fiscalement, la facture dématérialisée doit offrir des garanties d’intégrité, d’identité et de pérennité, et ce grâce à la signature électronique, l’horodatage et un archivage électronique, dit aussi coffre-fort électronique.

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