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GED, des moteurs d'intelligence

Source le nouvel economiste par Solange Brousse

La dématérialisation au sein des entreprises se fait en plusieurs étapes. Celles-ci peuvent avoir été gérées à des moments différents, par des services différents, et en impliquant des solutions techniques variées, selon les priorités du lieu et de l’instant : gestion documentaire, archivage sécurisé, dématérialisation des processus… Il est en est ainsi depuis une quinzaine d’années mais heureusement, il est aujourd’hui possible de gérer la dématérialisation de façon transversale et cohérente, et de reconnecter les systèmes entre eux.

La numérisation est la toute première étape de la dématérialisation : les fichiers sont transformés en objets numériques et stockés. “Il peut s’agir d’un fichier numérique dès l’origine ou d’un document sur papier que l’on scanne, établit Philippe Delanghe, directeur du marketing pour l’éditeur de logiciel Itesoft Paris. À partir du scan, il faut stocker le document numérique et en extraire les informations pertinentes.” Itesoft a fait de la lecture intelligente des documents son point fort. Sur une facture, par exemple, le logiciel extrait les mentions légales, le nom du fournisseur, le montant… “Auparavant, c’était une personne qui ouvrait la facture, la donnait au service comptabilité, relève Philippe Delanghe. Ces processus deviennent dématérialisés.”

Ces logiciels permettent donc d’acheminer certains fichiers numériques de manière plus ou moins automatique vers les bons espaces de stockage, et de déclencher les processus pertinents. “Grâce au processus intégré, le document est en route vers la bonne personne, souligne Philippe Delanghe. Cela permet aussi de traiter automatiquement certains dossiers et donc de générer des gains de productivité. Si le système est bien paramétré, la majorité des factures peut être traitée sans intervention humaine.”

Aujourd’hui, les logiciels spécialisés ont la capacité de traiter tout type de document, exceptés ceux écrits à la main. Ils utilisent des algorithmes de “machine learning” pour apprendre aux ordinateurs à reconnaître ce qu’on leur envoie. “Si la machine ne reconnaît pas un objet, elle demande ce que c’est, le mémorise, et apprend ainsi grâce à l’expérience”, certifie Philippe Delanghe.

De la lecture intelligente du document au déclenchement d’un processus automatique, il n’y a qu’un pas. Prenons par exemple le cas d’un mail dont l’objet est “demande d’abonnement” et contenant un RIB. “Nous avons paramétré notre système avec la société W4 de modélisation des processus [qu’Itesoft vient de racheter, ndlr] pour que cela déclenche le processus d’abonnement à la société qui le reçoit, répond Philippe Delanghe. À chaque client, nous demandons quels sont ses processus critiques, nous les modélisons puis nous les paramétrons. On évite ainsi des manipulations qui prenaient du temps.”

La lecture de documents et l’extraction des données sont cruciales dans la dématérialisation. Elles servent également à archiver les documents en leur attribuant les bonnes métadonnées, ce qui va favoriser leur classement et leur gestion.

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