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Dématérialisation, les normes et certifications

Source Le nouvel Economiste.fr 

Pour une PME, difficile de s’y retrouver dans la multitude des textes réglementaires et des normes qui encadrent le traitement des données dématérialisées. Les enjeux sont pourtant essentiels : le respect de ces normes permet d’assurer la sécurité et la valeur probatoire des documents. Afin de suivre l’évolution des pratiques et des technologies, les pouvoirs publics font régulièrement évoluer le cadre existant, au point que même les spécialistes de services de dématérialisation peinent parfois à suivre.

Les PME ont longtemps traîné la patte pour se lancer sur la voie de la dématérialisation, mais elles n’auront bientôt plus d’autre choix : depuis le 1er janvier 2014, les entreprises ont l’obligation de remettre une copie dématérialisée du fichier de leurs écritures comptables à l’administration fiscale. Par ailleurs, elles doivent obligatoirement répondre par voie électronique aux offres des marchés publics émises par l’Ugap, la centrale d’achat public. Ces nouvelles obligations, fruit de la volonté publique, visent à simplifier le traitement des dossiers en poussant les entreprises à s’engager sur la voie de la dématérialisation.

Une volonté qui ne date pas d’hier : l’État s’est engagé sur cette voie dès 2007 dans le cadre de la révision générale des politiques publiques, qui visait entre autres à promouvoir la dématérialisation pour moderniser les échanges entre les usagers et les administrations. Dans le même temps, dans un contexte de cybercriminalité croissante (voir encadré), la législation encadrant l’échange et la conservation des données ne cesse de se renforcer. Une évolution que peinent à suivre les entreprises, notamment les PME.

En matière de dématérialisation, le principal texte de loi est l’article 1316 du Code civil, qui stipule que l’écrit sous forme électronique a la même valeur probante que l’écrit sur support papier, dès lors que les auteurs peuvent être dûment identifiés et que l’intégrité du document est garantie.

De manière générale, la norme la plus importante en matière d’archivage électronique est la norme NF Z 42-013 : elle définit les règles à suivre pour la capture, le stockage et la consultation de documents afin d’assurer la conservation de ceux-ci.

 

Pour une PME, difficile de s’y retrouver dans cette profusion de normes et de réglementations. Au demeurant, la question de la dématérialisation est au cœur des 200 mesures annoncées par le gouvernement dans le cadre du “choc de simplification”. C’est ainsi que la dématérialisation des factures dans le cadre de la commande publique sera étendue à toutes les grandes entreprises dès 2016, puis progressivement généralisées, l’objectif étant de parvenir à 100 % de factures électroniques à l’horizon 2022. Le gouvernement souhaiterait également promouvoir les lettres recommandées électroniques.

Pour inciter les entreprises à s’engager sur la voie de la dématérialisation, les pouvoirs publics tentent de faire évoluer le cadre existant dans le sens d’une meilleure prise en compte des réalités de terrain. 

 

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