Vous êtes ici : >

Dématérialisation dans les TPE, la pédagogie de proximité

Source le nouvel economiste .fr

Les mentalités progressent, mais les très petites entreprises ne semblent pas encore prêtes à se débarrasser du papier. Alors que certaines rechignent encore à sauter le pas, d’autres, malgré un départ prometteur, ne vont pas au bout de leur démarche. La raison ? La dématérialisation y est souvent gérée à tort comme un projet exclusivement technologique, sans que ne soient pris en compte les nombreux bouleversements managériaux qui en découlent.

Grâce à la publicité faite par les nombreux professionnels du secteur ainsi que par le gouvernement, la grande majorité des TPE sait désormais en quoi consiste la dématérialisation, à savoir, pour rappel, la transformation des données papier en données numériques (ou numérisation) d’une part, et la gestion de ces dernières de manière informatique d’autre part. En outre, les très petites entreprises sont de plus en plus nombreuses à considérer la dématérialisation comme un progrès en général, d’abord écologique, puis technologique. Pour autant, la marge de progression de ces microstructures reste importante. 

“Même si elles en ont déjà entendu parler, la dématérialisation est un sujet encore trop perçu comme annexe par les très petites entreprises”, explique Éric Fromant, membre de la Fédération des TPE. En fait, beaucoup d’idées reçues subsistent, signe d’un manque d’information. Ainsi, la dématérialisation est souvent considérée comme un outil destiné aux plus grandes structures, dont les petites n’auraient pas forcément besoin. L’organisation étant souvent centralisée et sommaire, des archives papier peuvent sembler un classement suffisant et plus simple que la numérisation et le partage des données via un système d’information.

Ensuite, devant gérer relativement peu d’entrées et sorties de données, les micro-entreprises y voient un retour sur investissement seulement à moyen-long terme, tandis qu’elles sont accaparées par des problématiques court-termistes. “Aussi, résume Éric Fromant, leurs inquiétudes et objectifs prioritaires concernent-ils souvent la trésorerie, comme l’obtention d’un prêt bancaire ou bien d’un allongement des délais de paiement, mais pas forcément la dématérialisation.” Pour les dirigeants, outre le prix des solutions, l’anxiété est d’acheter un logiciel trop complexe ou inadapté aux besoins de l’entreprise et que les salariés n’utiliseront pas.

Au niveau des employés, quand ils n’évoquent pas l’incommodité du virtuel, c’est la peur d’un contrôle de leur travail qui est souvent exprimée si chacun a accès aux données de l’autre via un système d’information.

Depuis quelques années, l’offre de solutions “démat” s’est considérablement développée et tourné vers les petites structures, tentant de répondre à leurs doutes et interrogations. Éditeurs de logiciels, opérateurs de services ou fabricants de matériel, les prestataires proposent fréquemment des packs pour TPE, comprenant différentes solutions selon les besoins : gestion électronique de documents (GED), permettant le regroupement et le classement de toutes les informations de l’entreprise dans un système d’information intelligent ; édition et envoi de factures électroniques signées, système de plus en plus adopté par les TPE ; lecture automatique de documents (LAD) pour numériser des documents papier et les analyser ; sécurisation des données à distance ; fiches de paie électroniques ; feuille d’impôts électronique, etc. 

Plus besoin non plus d’être ingénieur pour utiliser les logiciels, car les interfaces ont été travaillées et simplifiées. Pour le dirigeant, c’est un meilleur pilotage de l’entreprise grâce à une vision d’ensemble des flux, mais aussi un retour sur investissement rapide et conséquent. Toutes les fonctions semblent y trouver leur compte : la GED facilite les flux entre services, tandis que la facture électronique simplifie les transactions pour les services achats et comptabilité. Une aubaine pour des entreprises devant composer aujourd’hui avec peu d’hommes et de moyens pour réaliser toujours autant de tâches.

Davantage que le fonctionnement pratique d’un logiciel et au-delà de l’avantage économique pour l’entreprise, les salariés ont besoin de comprendre ce que cette nouveauté va leur apporter et en quoi cela constitue un progrès dans leur travail. Ils doivent sentir que cette décision répond à une problématique globale et non à un effet de mode ou à la simple attribution d’un budget. Ils doivent aussi comprendre que l’informatique n’est pas là pour remplacer à terme le travail humain, mais pour l’optimiser. C’est pourquoi il faut communiquer en continu et laisser le temps aux employés de se familiariser avec la nouvelle organisation et les nouveaux outils. En deux mots : intégrer l’usage.

Au final, les TPE – peut-être davantage encore que d’autres entreprises – semblent être convaincues par l’objectif des offres de dématérialisation. 

 

Retrouver l'intégralité de cet article en cliquant ici.