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Conservation de documents numériques : utiliser une GED n’est pas archiver !

Source Solutions Numériques

Au cours de son existence, toute entreprise crée, diffuse (mais aussi reçoit) des documents qu’elle doit conserver afin de faire face aux obligations légales d’archivage mais aussi afin d’être en mesure de faire valoir ses droits en cas de contentieux.

Le numérique entraîne un accroissement des volumes documentaires, d’autant que les échanges de documents d’origine électronique à valeur probatoire se développent également (contrats, factures etc…). Il est donc nécessaire, pour les entreprises, d’améliorer et d’adapter leurs processus documentaires aux nouvelles exigences (notamment juridiques) que cela implique.

Il convient donc d’être en mesure de gérer correctement chaque étape de la vie d’un document depuis sa création (ou sa réception) jusqu’à son archivage et la fin des obligations de conservation.

Or, ces documents numériques ont plusieurs origines :

Des documents originaux papier numérisés,
Des documents d’origine électronique issus de processus dématérialisés (factures électroniques, états comptables issus du logiciel ERP, contrats, bulletins de salaire etc…).

Le fait que certains de ces documents soient d’origine électronique sans avoir eu d’existence sur support papier met en évidence l’existence d’enjeux extrêmement importants pour l’entreprise et pose obligatoirement la question de la conservation « conforme » et pérenne de ses documents.

Faire face aux obligations de conservation de ces documents pour les durées légales, assurer la pérennité, l’intégrité, la disponibilité, la sécurité, la confidentialité et la traçabilité de ces documents pour des durées pouvant être très longues (certaines de ses contraintes étant spécifiques aux documents électroniques), produire, en cas de contentieux judiciaire, de litige commercial, ou de contrôle de l’Administration ou d’une autorité de tutelle des documents recevables comme preuves.

 

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